Xuất hóa đơn bán lẻ khi khách không cung cấp thông tin: Doanh nghiệp xử lý như thế nào?

10/06/2025 16:04

Đánh giá bài viết

Trong quá trình bán hàng, các cửa hàng bán lẻ thường xuyên gặp phải tình huống khách hàng không muốn cung cấp thông tin cá nhân để xuất hóa đơn bán lẻ.

Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, dù khách hàng không cung cấp thông tin, doanh nghiệp vẫn phải lập và xuất hóa đơn bán lẻ đầy đủ cho mọi giao dịch. Cùng Kế Toán Tín Việt tìm hiểu chi tiết

Quy định pháp lý về việc xuất hóa đơn bán lẻ

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử.
Như vậy, việc không lập hóa đơn hoặc bỏ qua các giao dịch bán lẻ với lý do khách không cung cấp thông tin là không hợp lệ và có thể dẫn đến vi phạm pháp luật về thuế.

Xử lý tình huống khách lẻ không cung cấp thông tin

Khi gặp trường hợp khách lẻ không cung cấp thông tin cụ thể như tên, địa chỉ, mã số thuế, email…, doanh nghiệp có thể xử lý như sau để đảm bảo việc xuất hóa đơn bán lẻ hợp lệ:

Trường “Tên người mua hàng”: có thể để trống hoặc ghi chung là “Khách lẻ”, “Người mua không lấy hóa đơn”.
Trường “Mã số thuế”: để trống, vì khách cá nhân không có mã số thuế.
Trường “Địa chỉ”: ghi “Khách lẻ” hoặc “Không có thông tin”.
Trường “Email”: nếu khách không cung cấp, không bắt buộc phải có.
Về hình thức gửi hóa đơn: nếu khách không yêu cầu nhận, doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn trên hệ thống theo quy định, không bắt buộc phải gửi cho khách.

Hóa đơn có hợp lệ không khi thông tin khách hàng không đầy đủ?

Hóa đơn điện tử vẫn hợp lệ nếu đảm bảo các yếu tố sau:

Thông tin về người bán được ghi đầy đủ, chính xác.
Thông tin về hàng hóa, dịch vụ bán ra rõ ràng, đầy đủ.
Tổng tiền hàng, thuế, số tiền thanh toán được ghi chính xác.
Hóa đơn có số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hợp lệ.
Có chữ ký số hợp lệ của người bán.

Việc khách lẻ không cung cấp thông tin hoặc không yêu cầu nhận hóa đơn không làm mất đi tính hợp lệ của hóa đơn nếu các yếu tố trên được đảm bảo.

Các trường hợp phổ biến áp dụng xuất hóa đơn bán lẻ

Siêu thị, trung tâm thương mại: khách hàng mua lẻ với số lượng nhỏ, không lấy hóa đơn.
Shop online: khách mua cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn điện tử.
Cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, quán cà phê: giao dịch bán lẻ cho khách cá nhân.
Các dịch vụ lẻ như spa, cắt tóc, phòng gym: khách không yêu cầu xuất hóa đơn.

Những lưu ý khi xuất hóa đơn bán lẻ

Mọi giao dịch bán hàng đều phải lập hóa đơn, không được cố ý bỏ qua vì khách không cung cấp thông tin.
Hóa đơn cần được ký số và lưu trữ theo đúng quy định.
Doanh nghiệp có thể thiết lập mẫu hóa đơn riêng cho khách lẻ để thuận tiện trong quá trình bán hàng.
Phần mềm hóa đơn điện tử cần hỗ trợ xử lý trường hợp khách lẻ không cung cấp thông tin.

Giải pháp dành cho doanh nghiệp bán lẻ

Để quá trình xuất hóa đơn bán lẻ diễn ra thuận lợi và đúng quy định, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

Thiết lập sẵn mẫu hóa đơn khách lẻ trong hệ thống hóa đơn điện tử.
Đào tạo nhân viên hiểu rõ quy định để xử lý tình huống linh hoạt.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng xuất hóa đơn cho khách lẻ, dễ dàng lưu trữ và truy xuất khi cần.
Phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng và kế toán để đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ.

Việc xuất hóa đơn bán lẻ là trách nhiệm bắt buộc của doanh nghiệp trong mọi trường hợp bán hàng. Ngay cả khi khách hàng không cung cấp thông tin.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn thêm về quy trình xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ, hãy liên hệ với Kế Toán Tín Việt để được hỗ trợ chi tiết.