Xuất hóa đơn sai thời điểm: Quy định và mức phạt kế toán cần biết

21/01/2026 19:19

5/5 - (1 bình chọn)

1. Xuất hóa đơn sai thời điểm là gì?

1.1 Khái niệm

Xuất hóa đơn sai thời điểm là hành vi lập hóa đơn sớm hơn hoặc muộn hơn thời điểm bắt buộc theo quy định pháp luật, dù giao dịch là có thật và hóa đơn vẫn đầy đủ thông tin.

Chỉ cần không đúng mốc thời gian lập hóa đơn, doanh nghiệp đã bị coi là vi phạm quy định về hóa đơn.

1.2 Thời điểm phải lập hóa đơn theo quy định

Bán hàng hóa:
Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Cung cấp dịch vụ:
Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (trừ tiền đặt cọc, tạm ứng).

👉 Lập hóa đơn không đúng các mốc trên được xác định là xuất hóa đơn sai thời điểm.

2. Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không?

Có.
Theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ bị cảnh cáo hoặc phạt tiền, tùy theo mức độ vi phạm, hậu quả và số lượng hóa đơn sai.

3. Các mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm

3.1 Cảnh cáo

Áp dụng khi:

Xuất hóa đơn sai thời điểm
Không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế
Có tình tiết giảm nhẹ

👉 Thường áp dụng với vi phạm lần đầu, số lượng hóa đơn ít.

3.2 Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng

Áp dụng khi:

Xuất hóa đơn sai thời điểm
Không thuộc trường hợp được cảnh cáo
Không gây chậm nộp thuế

👉 Đây là mức phạt khá phổ biến trong thực tế kế toán doanh nghiệp.

3.3 Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng

Áp dụng đối với các hành vi:

Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Lập hóa đơn sai ngày so với thời điểm giao dịch thực tế
Hóa đơn sai thời điểm đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế

📌 Lưu ý:

Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức
Cá nhân vi phạm bị phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức

4. Phạt theo số lượng hóa đơn sai thời điểm

1.2. Mức phạt nếu xuất hóa đơn sai quy định từ 16/01/2026

Ngày 02/11/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/01/2026.

Dưới đây là bảng tra cứu mức phạt khi người bán không lập hóa đơn và lập hóa đơn không đúng thời điểm từ 16/01/2026 theo khoản 2, 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP). Qúy khách hàng có thể tham khảo đê sử dụng:

NHÓM 1: Trường hợp vi phạm quy định lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm mục đích kinh doanh, ghi nhận doanh thu

Số lượng hóa đơn vi phạm	Lập sai thời điểm	Không lập hóa đơn
01	500 nghìn đồng – 1,5 triệu	1 – 2 triệu
02 đến dưới 10	2 – 5 triệu	2 – 10 triệu
10 đến dưới 20	5 – 15 triệu	10 – 30 triệu
20 đến dưới 50	15 – 30 triệu	30 – 50 triệu
50 đến dưới 100	30 – 50 triệu	60 – 80 triệu
Trên 100	50 – 70 triệu	60 – 80 triệu

NHÓM 2:

– Các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;

– Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);

– Xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa

Số lượng hóa đơn vi phạm	Lập sai thời điểm	Không lập hóa đơn
01	Cảnh cáo (0đ)	Cảnh cáo (0đ)
02 đến dưới 10	500 nghìn đồng – 1,5 triệu	1 – 2 triệu
10 đến dưới 50	2 – 5 triệu	2 – 10 triệu
50 đến dưới 100	5 – 15 triệu	10 – 30 triệu
Trên 100	15 – 30 triệu	30 – 50 triệu

Lưu ý: Mức nêu trên là mức áp dụng cho tổ chức. Cá nhân bị phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức. Trường hợp vi phạm xảy ra trong cùng một ngày chỉ bị xử phạt 01 lần theo mức cao nhất trong khung (khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP).

5. Hậu quả khi xuất hóa đơn sai

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể gặp:

Phải kê khai bổ sung, điều chỉnh thuế GTGT, TNDN
Tốn thời gian giải trình với cơ quan thuế
Tăng rủi ro bị thanh tra, kiểm tra sâu trong các kỳ sau

6. Cách tránh bị phạt xuất hóa đơn sai

Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch
Phối hợp chặt giữa bộ phận bán hàng và kế toán
Không để tình trạng giao hàng xong lâu ngày mới xuất hóa đơn
Ưu tiên sử dụng phần mềm kế toán – hóa đơn điện tử để hạn chế sai sót

7. Kết luận

Xuất hóa đơn sai là lỗi phổ biến nhưng tiềm ẩn rủi ro phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng nếu vi phạm nhiều hóa đơn. Kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ quy định, các mức phạt và chủ động kiểm soát thời điểm lập hóa đơn để tránh vi phạm không đáng có.